Privatlivspolitik for Vejby Lokalråd gældende fra 16. september 2019

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra Vejby Lokalråds legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Vejby Lokalråd er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte Vejby Lokalråds data-kontaktperson, som er anført på medlemssiden på Vejby Lokalråds hjemmeside: vejbyliv.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, ved behov kontonummer, dato for perioder valgt/udpeget som medlem eller suppleant for lokalrådet.
• Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen
• Referat af udtalelser/indlæg og lignende i referater fra Lokalrådets møder. Bemærk, at alle referater godkendes af medlemmerne af lokalrådet inden offentliggørelse på Vejby Lokalråds hjemmeside.

Lokalrådets medlemmer er udpeget af Vejby kirke, Sankt Helene Skole, 3 grundejerforeninger, Vejby Idrætsforening, Trongårdsforeningen og Vejby Forsamlingshus og derudover er der 4 borgervalgte medlemmer.

Vejby Lokalråd behandler ikke personoplysninger om øvrige personer fra de deltagende foreninger, kirken eller skolen.

2. Personoplysninger fra personer, der samarbejder med eller kontakter Vejby Lokalråd:

• Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og mailadresser.
• Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
• Referat af udtalelser/indlæg og lignende i referater fra Generalforsamlinger og/eller andre møder med Vejby Lokalråd.

Her indsamler vi oplysninger fra

Vi bruger kun de personoplysninger vi får fra dig direkte eller indirekte fra legitimt offentligt tilgængelige datakilder.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

• Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel). Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig, der henvender sig eller samarbejder med Vejby Lokalråd er:
• At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om Vejby Lokalråds medlemmer er:

• At administrere din relation til foreningen og udsende mødemateriale og øvrig informationsmateriale
• At kunne refundere udlæg, og lignende
• At synliggøre dit medlemskab af Vejby Lokalråd i henhold til formålsparagraf i vedtægterne.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
• At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv. • At kunne planlægge og afholde arrangementer og aktiviteter
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter kun dit samtykke, når det er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for Vejby Lokalråd – fx til offentliggørelse på Vejby Lokalråds hjemmeside: vejbyliv.dk eller til øvrige samarbejdspartnere uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Medlemmer af Vejby Lokalråd: Vi sletter dine kontaktoplysninger et halvt år efter at dit medlemskab, er ophørt.

Vi opbevarer oplysninger i referater fra generalforsamlinger og bestyrelsesmøder på såvel medlemmer og øvrige mødedeltagere, så længe de har historisk værdi. Personoplysninger skal dog slettes på anmodning i henhold til nedenstående afsnit om rettigheder.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret) • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt) • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside: vejbyliv.dk

Pdf-dokument for download og print: Privatlivspolitik for Vejby Lokalråd